STATUTS DE L'ASSOCIATION

 

 

ARTICLE 1 - Nom et siège 

Familles d'Alsace du Nord - Généalogie

  ou

F.A.N. de généalogie

Cette association est régie par les articles 21 à 79-III du Code Civil Local maintenus en vigueur dans les départements du Bas-Rhin, Haut-Rhin et Moselle, ainsi que par les présents statuts.

Le siège de l'association est fixé à Haguenau, 5 rue Pierre Brubach, le siège peut être transféré sur simple décision de la direction.

L'association est inscrite au registre des associations du tribunal de Haguenau.

 

ARTICLE 2 - Objet et Buts

  L'association à caractère généalogique, historique et culturel, a pour objet : • de faciliter l'échange et l'entraide entre les généalogistes et les historiens et dans un but d'utilité publique, la sauvegarde des documents des archives par leur dépouillement. • de porter à connaissance de l'histoire des familles, • d'étudier la vie et l'œuvre des personnages de cette histoire et de leur famille ainsi que la sauvegarde de leur souvenir. Dans tous les cas, l'association ne poursuit aucun but lucratif, syndicaliste, politique ou religieux.

ARTICLE 3 - Les moyens d'actions

  Pour réaliser son objet, l'association utilisera les moyens suivants : • étudier et entreprendre toutes actions, • organiser toutes manifestations, • rechercher et acquérir des documents, constituer une bibliothèque, diffuser, éditer et vendre toutes publications et documentations quelque soit le support, • participer et éventuellement adhérer aux activités de tout organisme, association ou fédération françaises ou étrangères poursuivant des buts voisins ou similaires, • gestion d'un site internet, • réunions régulières, • formations pour les adhérents (paléographie, informatique, etc...), échange, entraide. et toutes autres actions visant à renforcer l'objet de l'association.

ARTICLE 4 - Durée de l'association

  La durée de l'association est illimitée.

  ARTICLE 5 - Ressources de l'association

  Les ressources de l'association se composent : des cotisations, de subventions émanant d'organismes publics ou privés, de recettes provenant de la vente de produits, de services ou de prestations fournies par l'association, des recettes des manifestations organisées par l'association, de dons et legs, le revenu des biens et valeurs de l'association et de toutes autres ressources qui ne sont pas interdites par les lois et règlements en vigueur. Le montant de la cotisation, due par chaque catégorie de membres, à l'exception des membres d'honneurs ou de droit, est fixé annuellement par décision majoritaire de l'Assemblée Générale, sur proposition du Conseil d'Administration. L'exercice social s'étendant du 1er janvier au 31 décembre, les cotisations sont payables avant le 31 mars de chaque année. Les cotisations sont exigibles dans le mois d'admission et ensuite chaque année avant le 31 mars. Pour les membres admis après le 1er septembre de chaque année civile, la cotisation payée sera déductible de celle demandée l'année suivante.

  ARTICLE 6 - Les membres

  L'association se compose de : • Membres actifs : sont appelés membres actifs, toutes les personnes physiques ou morales qui participent régulièrement aux activités et à la vie associative de l'association et contribuent donc activement à la réalisation des objectifs. Pour être membre actif, il faut :

• en faire la demande par écrit ; • être agréé par le conseil d'administration ; • adhérer aux présents statuts ; • payer la cotisation annuelle fixée par l'assemblée générale.

• Membres bienfaiteurs : pour être membre bienfaiteur, il faut être une personne physique ou morale, s'intéressant aux activités de l'association et désireuse d'en soutenir l'action en apportant un soutien financier à l'association et en payant une cotisation minimum correspondant au quadruple de la cotisation de membre actif fixée par l'assemblée générale. Les membres bienfaiteurs bénéficient des droits des membres actifs.

• Membres d'honneur : ce titre peut être décerné par le Conseil d'Administration aux personnes ou aux organismes qui rendent ou qui ont rendu des services signalés à l'association. Ils sont dispensés du paiement d'une cotisation, mais conservent le droit de participer, avec voix consultative mais non délibérative aux assemblées générales. Ils participent aux frais des manifestations auxquels ils assistent. La qualité de membre d'honneur est acquise à vie.

• Membres de droit : ce titre peut être décerné par le Conseil d'Administration aux membres fondateurs signataires des statuts portant création. Ces derniers peuvent participer, avec voix délibératives aux assemblées générales. Il peut également être décerné à d'autres personnes, ou organismes, étrangers à l'Association, sur consentement du Conseil d'Administration. Ces membres de droit étrangers à l'association peuvent participer, sans voix délibérative aux assemblées générales. Ils participent aux frais des manifestations auxquels ils assistent. Chaque membre prend l'engagement de respecter les présents statuts.

ARTICLE 7 - Procédure d'adhésion

  Pour faire partie de l'association, il faut adhérer aux présents statuts et s'acquitter de la cotisation dont le montant est fixé par l'assemblée générale. Toute demande d'adhésion devra être formulée par écrit et signée par le demandeur. L'admission des membres est prononcée par le Conseil d'Administration lequel, en cas de refus, n'a pas à faire connaître le motif de sa décision. Chaque membre prend l'engagement de respecter les présents statuts qui lui ont été communiqués à son entrée dans l'association.

ARTICLE 8 - Perte de la qualité de membre

  La qualité de membre se perd par : • le décès ; • la démission adressée par écrit au président ou au conseil d'administration. Les membres démissionnaires ou exclus perdent leurs droits à l'encontre de l'association et ne peuvent revendiquer le remboursement des sommes versées par eux. • la radiation prononcée par le Conseil d'Administration pour non paiement de la cotisation • l'exclusion également prononcée par le Conseil d'Administration pour tout motif grave ou acte portant préjudice moral ou matériel à l'association.

ARTICLE 9 - Dispositions communes pour la tenue des assemblées générales

  Les assemblées générales se composent de tous les membres actifs de l'association, à jour de leurs cotisations. Les assemblées se réunissent sur convocation soit : • du Président, • du Secrétaire, • du Bureau, • du Conseil d'Administration de l'association, • sur la demande de membres, représentant au moins le tiers de l'ensemble des membres à jour de leur cotisation. Dans ce dernier cas, les convocations destinées au conseil d'administration doivent être reçues dans les huit jours à partir du dépôt daté de la demande afin que puisse être réuni le Conseil d'Administration dans les quinze jours suivant l'envoi des dites convocations. L'assemblée générale doit se tenir après cette date, 30 jours minimum plus tard afin que les membres puissent prendre leurs dispositions pour être présents et, le cas échéant, disposer de suffisamment de temps pour consulter les documents utiles afin de prendre position en toute connaissance de cause lors de l'assemblée (documents comptables, textes des résolutions, etc...). elles se tiendront dans un délai de 30 jours. Les convocations pour les assemblées générales doivent mentionner obligatoirement l'ordre du jour prévu et fixé par le Conseil d'Administration, ainsi que les questions diverses dont la demande a été faite par au moins un dixième des membres et déposées, préalablement par écrit, un mois avant la convocation de l'assemblée. Les convocations sont faites par lettres ou courriels individuels adressés aux membres. Toute convocation effectuée par une personne n'ayant pas qualité pour y procéder est irrégulière et entraîne l'annulation des délibérations. Seules seront valables les résolutions prises par l'assemblée générale sur les points inscrits à l'ordre du jour. La présidence de l'assemblée générale appartient au Président ou, en son absence, au Vice-président. L'un ou l'autre peut déléguer ses fonctions à un autre membre du Conseil d'Administration. Le bureau de l'assemblée est celui de l'association. Les résolutions seront prisent à la majorité absolue des membres présents. Les délibérations seront transcrites sans blancs, ni rature sur le registre spécialement tenu à cet effet et contresignées par le Président et le secrétaire. Seuls auront droit de vote les membres présents, inscrits depuis plus de 12 (douze) mois, et à jour de leur cotisation. Le vote par procuration est autorisé et limité à 2 (deux) mandats par membre. Le vote par correspondance n'est pas autorisé. Il est tenu une feuille de présence qui est signée par chaque membre présent et certifiée conforme par le président et le secrétaire.

  ARTICLE 10 - Assemblée Générale Ordinaire

  Au moins une fois par an, les adhérents sont convoqués en assemblée générale ordinaire dans les conditions prévues à l'article 9. L'Assemblée entend le rapport moral, le rapport financier et le projet de budget, Les vérificateurs aux comptes donnent lecture de leur rapport de vérification. L'assemblée, après avoir délibérée et statuée sur les différents rapports, approuve le rapport moral, les comptes de l'exercice clos, vote le budget de l'exercice suivant et délibère sur toutes les autres questions figurant à l'ordre du jour. Elle procède à la nomination ou au renouvellement des membres du Conseil d'Administration, dans les conditions prévues aux articles 11 et 12 des présents statuts. L'assemblée générale ordinaire désigne également pour un an les deux vérificateurs aux comptes, en dehors des membres du Conseil d'Administration. Ils sont chargés de la vérification annuelle de la gestion du trésorier. Elle fixe le montant de la cotisation annuelle pour l'année suivante à verser par les différentes catégories de membres de l'association. Elle fixe le taux de remboursement des frais de déplacement effectués par les membres du Conseil d'Administration dans l'exercice de leurs fonctions. Elle décide du bien fondé des modifications de statuts. Ces derniers seront approuvés en assemblée générale extraordinaire. Les décisions de l'assemblée générale ordinaire, sont prises à la majorité des membres présents. Toutes les délibérations sont prises à main levée. Toutefois, à la demande au moins du quart des membres présents, les votes doivent être émis à bulletin secret.

  ARTICLE 11 - Conseil d'Administration

  L'association est administrée par un Conseil d'Administration comprenant 7 membres au moins, 15 au plus, élus pour trois ans par l'assemblée générale et choisis en son sein. Leur renouvellement a lieu chaque année par tiers. L'ordre de sortie des premiers membres a été déterminé par ordre alphabétique. Les membres sortant sont rééligibles. En cas de vacance (décès, démission, exclusion, etc..), le Conseil d'Administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres à la prochaine assemblée générale ordinaire. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l'époque où doit normalement expirer le mandat des membres remplacés.

  ARTICLE 12 - Election du Conseil d'Administration

  L'assemblée générale, appelée à élire les membres du Conseil d'Administration, est composée des membres à jour de leurs cotisations. Les votes prévus ci-dessus ont toujours lieu au scrutin secret.

  ARTICLE 13 - Les pouvoirs du Conseil d'Administration

  Le Conseil d'Administration est investi, d'une manière générale, des pouvoirs les plus étendus dans la limite des buts de l'association et dans le cadre des résolutions adoptées par les assemblées générales. Il peut autoriser tous les actes et opérations permis à l'association et qui ne sont pas réservés à l'assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Il se prononce sur toutes les admissions des membres de l'association et confère les éventuels titres de membres d'honneur et membres de droit. C'est lui également qui prononce la radiation des membres pour non paiement de la cotisation. Il surveille notamment la gestion des membres du bureau et a toujours le droit de se faire rendre compte de leurs actes. Il peut, en cas de faute grave, suspendre les membres du bureau à la majorité simple. Il fait ouvrir tous les comptes en banque auprès de tout établissement bancaire ou de crédit, effectue tout emploi de fonds, sollicite toutes les subventions, requiert toutes les inscriptions et transcriptions utiles. Il autorise expressément le Président et le Trésorier à faire tous les actes, achats, aliénations et investissements reconnus nécessaires et appartenant à l'association, à passer les marchés et contrats nécessaires à la poursuite de son objet. Mais l'assemblée générale reste souveraine pour l'aliénation définitive des biens mobiliers et immobiliers. Il nomme, si cela s'avère nécessaire, le personnel salarié de l'association et décide de sa rémunération. Il peut déléguer tout ou partie de ses attributions au bureau ou à certains de ses membres. Le Conseil d'Administration a la possibilité, si le besoin s'en fait sentir, de créer des sections géographiques ou spécialisées par thèmes d'intérêt. Le Conseil d'Administration peut désigner des commissions ou groupes de travail spécialisées auxquelles il peut déléguer ses pouvoirs d'étude et de proposition, notamment en ce qui concerne la préparation d'actions spécifiques telles que : organisations de manifestations, de missions, de réceptions de délégations, de créations diverses et de la gestion d'un site Internet, etc... . A ces commissions peuvent s'adjoindre, à titre consultatif, des conseillers techniques, choisis en fonction de leurs compétences particulières ou de l'intérêt qu'ils portent aux initiatives de l'association. Elles sont créées pour une durée déterminée, fixée par le Conseil d'Administration. Les commissions sont présidées par le Président de l'association ou par une personne mandatée par ses soins.

  ARTICLE 14 - Les réunions du Conseil d'Administration

  Le Conseil d'Administration se réunit chaque fois qu'il est convoqué par écrit par son Président ou sur la demande d'au moins les deux tiers des membres du Comité, chaque fois que l'intérêt de l'association l'exige et au moins deux fois par an. L'ordre du jour est fixé par le Président et est joint aux convocations écrites qui devront être adressées au moins 8 jours avant la réunion. La présence de la moitié au moins de ses membres est nécessaire pour que le Conseil d'Administration puisse délibérer valablement. Les délibérations sont prises à la majorité absolue des membres présents. En cas d'égalité, la voix du Président ou de son remplaçant est prépondérante. Seules les questions figurant à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote. Toutes les délibérations du Conseil d'Administration sont consignées dans un registre spécial et signées du Président et du Secrétaire. Il est tenu une liste d'émargement signée par chaque membre présent.

  ARTICLE 15 - Exclusion du Conseil d'Administration

  Tout membre du Conseil d'Administration qui aura manqué sans excuse 3 (trois) séances consécutives sera considéré comme démissionnaire. Il sera remplacé conformément aux dispositions de l'article 11, alinéa 3 des statuts. Par ailleurs, tout membre du Conseil d'Administration qui a fait l'objet d'une mesure d'exclusion de l'association sera remplacé dans les mêmes conditions.

  ARTICLE 16 - Rétributions et Rémunération des frais engager par les membres du Conseil d'Administration.

  Les fonctions de membre du Conseil d'Administrations sont bénévoles et gratuites. Toutefois, les frais et débours occasionnés par l'accomplissement de leur mandat leur seront remboursés au vu des pièces justificatives conformément aux règles de l'administration fiscal. Le rapport financier présenté à l'assemblée générale ordinaire doit faire mention des remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation payés à des membres du Conseil d'Administration.

  ARTICLE 17 - Les postes du Conseil d'Administration

  Le Conseil d'Administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un Bureau composé de : • Un Président et, si besoin, un ou plusieurs Vice-présidents ; • Un Secrétaire et, si besoin, un Secrétaire Adjoint ; • Un Trésorier et, si besoin, un Trésorier Adjoint. • Un Responsable des Données Informatiques et, si besoin, un responsable adjoint • Un ou plusieurs assesseurs.

  ARTICLE 18 - Le rôle des membres du bureau

  Le bureau du Conseil d'Administration est spécialement investi des attributions suivantes :

Rôle du Président Le Président dirige l'administration, signe des contrats, représente l'association à l'égard des tiers, dans tous les actes de la vie civile et devant la justice tant en demande qu'en défense ; Il présente le rapport moral à l'assemblée générale ; Il préside l'assemblée générale et le Conseil d'Administration ; Il dirige les travaux du Conseil d'Administration et assure le fonctionnement de l'association. En cas d'empêchement, il peut déléguer, sur avis du Conseil d'Administration, ses pouvoirs à un des vice-président, et en cas d'empêchement de ces derniers, au plus ancien membre du Conseil d'Administration ou par tout autre administrateur spécialement délégué à cet effet par le Conseil. Le poste de Président peut être cumulé avec tout autre poste, sauf celui de trésorier.

  Rôle du Secrétaire Le Secrétaire tient la correspondance de l'association, notamment l'envoi des diverses convocations. Il rédige les procès-verbaux des séances, tant du Conseil d'Administration que des Assemblées Générales, et en assure la transcription sur le registre spécial et les registres prévus à cet effet. Il signe les procès-verbaux avec le Président ; Il organise les réunions ; Il dépose les dossiers de subventions ; Il est responsable des archives ; Il assure l'exécution matérielle des tâches administratives. Le poste de secrétaire peut être cumulé avec tout autre poste.

  Rôle du Trésorier Le Trésorier effectue tous les paiements et perçoit toutes recettes sous mandat du Président ou, à défaut, par tout autre membre de Conseil d'Administration spécialement désigné à cet effet par celui-ci. Il encaisse les cotisations, en donne quittance, présente le rapport financier à l'assemblée générale, qui approuve, sa gestion après intervention positive des deux réviseurs désignés par l'assemblée générale ordinaire; Il tient une comptabilité régulière au jour le jour de toutes les opérations, tant en recettes qu'en dépenses et ne peut payer aucune somme à des fins étrangères à l'Association ; Il établit et présente le budget prévisionnel à l'assemblée générale ; Il gère au mieux la trésorerie ; Il veille aux dépôts des déclarations fiscales, le cas échéant ; Il peut être aidé par tout assesseur (trésorier adjoint), comptable ou centre de gestion reconnu nécessaires et désigné par le Conseil d'Administration pour seconder le Trésorier. Le poste de trésorier peut être cumulé avec tout autre poste sauf celui de président.

  Rôle du Responsable des Données Informatiques Le Responsable des Données Informatiques veille à la sauvegarde et à la conservation des fichiers informatiques appartenant à l'association et/ou mis en dépôt par les adhérents. Il propose au conseil d'administration la politique de mise à disposition des données de l'association ; Il effectue une veille informatique sur les nouveaux produits informatiques dont l'association pourrait avoir besoin ; Le poste de responsable des données informatiques peut être cumulé avec tout autre poste.

Rôle des Assesseurs Les Assesseurs sont les adjoints du secrétaire ou du trésorier ou du responsable des données informatiques. En cas de vacances du Président, du secrétaire ou du trésorier, le conseil d'administration pourvoit provisoirement au remplacement de ces derniers parmi les membres du conseil d'administration, jusqu'à la prochaine assemblée générale.

  ARTICLE 19 - Vérificateurs aux comptes

  Les comptes tenus par le Trésorier sont vérifiés annuellement par deux vérificateurs aux comptes. Ceux-ci sont élus pour un an par l'assemblée générale ordinaire. Ils sont rééligibles. Les vérificateurs aux comptes ne peuvent exercer aucune fonction au sein du Conseil d'Administration. Ils doivent présenter à l'assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes, un rapport écrit de leurs opérations de vérification. Rôle des vérificateurs aux comptes Les vérificateurs aux comptes font une vérification des comptes par sondage. Ils vérifient que les chiffres d'entrée coïncident avec le bilan de clôture de l'année précédente ; Ils vérifient les soldes des comptes de liquidités avec les relevés bancaires et le livre de caisse à la date de l'exercice ; Ils vérifient le montant des subventions reçues, le cas échéant ; Ils procèdent par sondage à la vérification et concordance des écritures avec les pièces justificatives ; Ils vérifient les écritures des actifs et des passifs transitoires et vérifient que les transitoires de l'exercice précédent ont bien été régularisés, puis vérifient le détail avec justificatifs des transitoires de l'exercice clôturé ; Ils demandent les pièces justificatives du paiement de la TVA ; Au cas où il y aurait des salaires, ils vérifient que ses derniers correspondent aux contrats de travail et que la législation du travail soit respectée. Le rapport de mission pour l'assemblée générale pourra être lu par l'un des vérificateurs.

  ARTICLE 20 - Assemblée Générale Extraordinaire

  Elle est convoquée dans les conditions prévues à l'article 9 des présents statuts ou sur la demande des vérificateurs aux comptes. Pour la validité des décisions, l'assemblée générales extraordinaire doit comprendre au moins la moitié plus un des membres ayant droit de vote. Si cette proportion n'est pas atteinte, l'assemblée générale extraordinaire est convoquée à nouveau, mais à quinze jours d'intervalle. Elle peut alors délibérer quel que soit le nombre des membres présents. L'assemblée générale extraordinaire statue sur les questions qui sont de sa seule compétence, à savoir modifications à apporter aux présents statuts, modification du but de l'association ou sa dissolution anticipée.

  ARTICLE 21 - Modification des statuts

  La modification des statuts de l'association doit être décidée par l'assemblée générale extraordinaire à la majorité des trois-quarts, des membres présents à l'assemblée. Les délibérations sont prises à main levée, sauf si le quart au moins des membres présents exige le vote secret. Les délibérations ne peuvent porter que sur l'adoption ou le rejet des propositions de modifications arrêtées par la direction et mentionnées à l'ordre du jour. Toutefois, pour une modification des buts de l'association, il faut l'accord unanime de tous les membres ayant droit de vote ; de plus, les membres non présents à l'assemblée générale extraordinaire doivent donner obligatoirement leur accord par écrit. Les modifications feront l'objet d'un procès-verbal, signé par le président et le secrétaire et sera transmis au tribunal dans un délai de 3 mois.

  ARTICLE 22 - Dissolution

  La dissolution de l'association doit être décidée par l'assemblée générale extraordinaire à la majorité de trois-quarts, des membres présents à l'assemblée. L'assemblée désigne une ou plusieurs personnes membres ou non-membres de l'association qui seront chargées de la liquidation des biens de celle-ci. L'actif net subsistant sera attribué à : • Une association poursuivant des buts similaires, • Un organisme à but d'intérêt général (école, commune, syndicat...) choisi par l'assemblée générale.

  ARTICLE 23 - Surveillance

  Le Président doit faire connaître dans les trois mois, à la Préfecture dont relève le siège social les changements intervenus dans le conseil d'administration ainsi que les modifications aux statuts adoptées par l'assemblée générale, le tout étant consigné sur un registre spécial coté et paraphé. En cas de dissolution, notification des délibérations de l'assemblée générale est faite à la Préfecture par les soins du Président.

  ARTICLE 24 - Règlement intérieur

  Un règlement intérieur peut être établi par le Conseil d'Administration qui le fait approuver par l'assemblée générale. Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait au fonctionnement pratique des activités de l'association. Ce règlement intérieur sera soumis à l'approbation de l'assemblée générale ordinaire ainsi que ses modifications ultérieures

 

ARTICLE 25 : Approbation des statuts

  Les présents statuts ont été adoptés par l'assemblée générale constitutive qui s'est tenue à Wingen, le 21/03/2009 (vingt et un mars deux mille neuf)